Ogni video produzione, sia che si tratti di un di un video aziendale o un documentario ad alto budget, incontrerà difficoltà, problemi e ostacoli durante la sua realizzazione.
Questi ostacoli possono concretizzarsi in palesi ritardi sulla consegna del video finito; sono quasi sempre riferibili a problemi occorsi durante le riprese o difficoltà emerse durante la post-produzione. Va sempre tenuto presente che il processo che porta alla realizzazione di un video, aziendale o pubblicitario, è fatto da fasi diverse tra loro, interdipendenti e concatenate.
Dall’ideazione alla ripresa vera e propria, per confluire nella post-produzione, cioè al montaggio, al color grading e alla sonorizzazione. Per vedere i passaggi che servono per arrivare al filmato aziendale finito, si rimanda alla lettura di questo approfondimento nel sito di uno studio che si occupa da decenni di girare video aziendali e promozionali per imprese. Un vero e proprio processo produttivo in cui una fase influisce sulla successiva. Il problema che vedremo ora, per fortuna, non si verifica troppo spesso.
Quando questo accade può rendere vani gli sforzi fatti per mantenere inalterati tempi e costi di produzione previsti. Si tratta del caso in cui il Cliente decide di cambiare, in tutto o in parte le finalità del video aziendale, non durante le riprese, ma durante la fase di post-produzione, cioè ben dopo il termine dello shooting. Questo può trasformarsi in un vero ostacolo per chi si occupa di post-produzione, specialmente quando si tratta di un cambiamento dell’ultimo minuto.
Lo scenario peggiore per un montatore di video aziendali
Il processo di realizzazione di un video, aziendale o industriale, si compone di tre fasi: pre-produzione, produzione e post-produzione. Una volta che un progetto entra nella fase di post-produzione, i contenuti e le finalità promozionali del video aziendale sono stati, evidentemente, definiti. I cambiamenti importanti allo storytelling vengono spesso effettuati durante la pre-produzione e, a volte, in produzione.
Questo perché, al momento in cui un video promozionale raggiunge la post-produzione, la maggior parte delle riprese è già stata realizzata. Apportare cambiamenti significativi in questa fase comporterebbe riprese aggiuntive, che possono essere costose e causare ritardi sui tempi di consegna.
Come evitare questa situazione?
Un fattore molto importante nella realizzazione di un video aziendale è la stesura della sceneggiatura e soprattutto della scrittura del testo destinato al voice over; prima di iniziare le riprese, si dovrebbe sempre avere una sceneggiatura, o almeno un elenco delle scene da riprendere, definito e meditato. Ciò significa che dall’inizio alla fine della stesura dei contenuti si dovrebbe essere soddisfatti, cliente e produttore, di come sarà il filmato aziendale e pronti a girare tutte le scene.
Ora, ci saranno sempre alcune scene o inquadrature che si vorrebbe modificare, il che è normale. Ma quando si tratta di un cambiamento importante di una scena, si assisterà a tentativi frenetici di pianificazione. Tuttavia se il cliente decide di cambiare una parte dei contenuti a posteriori, cioè dopo la fine delle riprese, bisogna operare in modo elastico e “proattivo”. Il gruppo che si occupa delle riprese (la produzione) si deve muovere con rapidità e allo stesso tempo il team di post-produzione deve essere pronto a ricevere un nuovo flusso di immagini registrate.
Risulta eevidente che l’unico modo per prepararsi preventivamente a questo è avere un budget riservato per eventuali riprese aggiuntive e stabilire un programma di post-produzione che non si trasformi in una corsa contro il tempo. Uno dei maggiori problemi riscontrati in molti video aziendali è la fretta di concludere quando si avvicina la scadenza di consegna. Quindi, il modo migliore per gestire una ripresa improvvisa sarebbe quello di lasciare al gruppo che si occupa di post-produzione e color grading abbastanza tempo per montare il video e aggiungere eventuali nuove scene girate.
La comunicazione è fondamentale
Una casa di produzione di video aziendali dovrebbe comunicare costantemente con il proprio Cliente o con chi si occupa di marketing in azienda in modo che siano costantemente a conoscenza di ciò che viene pensato e pianificato. Il principale problema sono i cambiamenti repentini ai testi o ai contenuti che possono avvenire non tanto sul set ma dopo le riprese.
Si tratta di variabili che coinvolgono non solo i colorist o i montatori, ma anche coloro che si occupano della sonorizzazione e della registrazione dei voice over: tutte figure che impattano in modo importante sui costi di un filmato promozionale per cui consigliamo di vedere questo video di approfondimento.
La conclusione
Purtroppo, da un punto di vista teorico appare sempre tutto semplice o perlomeno con soluzioni “a portata di mano”. Nel mondo reale, tuttavia, tempi e budget sono voci che difficilmente possono essere conciliate. A maggior ragione quando viene richiesto un budget aggiuntivo per girare ulteriormente e montare del materiale non previsto.
Sono aspetti che dovrebbero essere sempre approfonditi in fase di approccio o comunque di redazione di un preventivo. Magari come una voce di costo, eventuale ma delimitata, all’interno del contratto. Un importo accessorio in modo che le parti possano prevedere l’impatto che modifiche alla sceneggiatura possono comportare. Ph. jeriden-villegas-unsplash